3 Langkah Sederhana Untuk Menentukan HRIS yang Tepat Dalam Perusahaan

The Human Resource Information System (HRIS) atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia telah diterapkan oleh berbagai perusahaan untuk kepentingan HRD. Terlepas dari proliferasi sistem HRD ini, kita sering melihat karyawan mengeluh tentang penggunaan sistem ini, dengan alasan seperti sistem lambat atau dibutuhkan waktu yang terlalu lama untuk mempelajari cara menggunakannya. Ini adalah hambatan bagi HRD yang digerakkan oleh data dan yang harus diperhatikan oleh para profesional HR dengan sangat serius. Lagi pula, jika karyawan tidak mengadopsi dan merangkul sistem HRD untuk membuat pekerjaan mereka lebih mudah dan lebih cepat, apa gunanya investasi jutaan dalam HRIS mahal?

Bukannya karyawan tidak ingin diberdayakan secara digital. Pada kenyataannya seiring dengan semakin majunya teknologi, apabila kita tidak ikut aktif dalam memanfaatkannya tentu akan ketinggalan oleh perusahaan-perusahaan lain yang dengan serius menerapkannya. Merupakan tanggung jawab perusahaanlah untuk membuat para karyawannya paham akan value dari HRIS sehingga mereka bersedia menerapkannya dengan baik. Karyawan saat ini berharap memiliki tingkat interaksi dan kenyamanan yang sama seperti yang mereka miliki pada aplikasi smartphone pribadi mereka. Menciptakan pengalaman ini dengan alat yang tepat di tempat kerja adalah cara yang paling tepat untuk menentukan HRIS yang tepat.

Berikut, beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan dalam menentukan HRIS yang tepat:

Kegunaan: Karyawan anda pasti senang apabila mendapatkan aplikasi baru di smartphone dan kemudian mempelajarinya, apalagi kalau aplikasi tersebut nyaman untuk digunakan. Lalu mengapa, mereka harus melalui antarmuka pengguna yang rumit dan pelatihan ekstensif untuk menggunakan aplikasi perusahaan yang bekerja untuk mereka? Tantangan HRD adalah untuk mereplikasi fleksibilitas, kecepatan, dan kenyamanan aplikasi di smartphone karyawan, membuat aplikasi perusahaan sangat intuitif dan bermanfaat bagi karyawan.
Keinginan: Beberapa hal yang diharapkan oleh generasi millenial dari interaksi kerja mereka adalah feedback dan respon yang instant, antarmuka pengguna yang bersih, dan informasi di ujung jari-jari mereka ketika mereka sangat membutuhkannya. Komunikasi dua arah, terbuka dan berkelanjutan adalah suatu keharusan untuk sistem tempat kerja. Misalnya, daripada membuka siklus peninjauan manajemen kinerja sekali dalam setahun untuk tinjauan tahunan, mengapa tidak membuatnya tetap terbuka dan merancangnya untuk pengenalan dan umpan balik yang berkelanjutan? Desain semacam itu akan membuat sistem HRD dan platform swalayan diinginkan oleh karyawan.
Aksesibilitas: Kapan saja dan di mana saja telah menjadi hal yang diinginkan di zaman yang serba gadget ini. Sistem pelayanan karyawan yang selalu bisa diakses kapan saja dan dimana saja bukan lagi hal yang bisa di tawar-tawar, itu wajib. Di atas segalanya, karyawan harus merasa bahwa sistem HRD menambah nilai bagi kehidupan kerja mereka, dan bukan beban untuk “dihilangkan”. HRD Profesional dapat mewujudkan hal ini dengan memahami karyawan mereka lebih baik dengan mengumpulkan dan menganalisis data tentang perilaku, preferensi, dan aspirasi mereka.
Itulah 3 langkah sederhana untuk menentukan HRIS yang tepat bagi karyawan HR. Hanya ketika HRD profesional menempatkan dirinya pada posisi karyawan, barulah akan benar-benar dapat memahami apa yang diharapkan karyawan dari perusahaan.